Không phải lúc nào đội ngũ CSKH cũng sẵn sàng trả lời khách hàng ngay lập tức. Tin nhắn gửi đến ngoài giờ, ngày lễ hay lúc cao điểm rất dễ bị bỏ sót. Để giải quyết bài toán này, hãy tìm hiểu cách tạo tin nhắn tự động trên Zalo OA, giúp doanh nghiệp phản hồi nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn – ngay cả khi không có người trực.
>>> Xem thêm: Hướng Dẫn Tạo Mẫu Thông Báo ZNS Chi Tiết
Cách tạo tin nhắn tự động trên Zalo OA bằng điện thoại
Dưới đây là hướng dẫn từng bước cách thiết lập tin nhắn tự động ngay trên điện thoại, cực kỳ đơn giản và không cần kiến thức kỹ thuật.
Bước 1: Truy cập công cụ Trả lời tự động
- Mở ứng dụng Zalo OA trên điện thoại.
- Nhấn vào biểu tượng tài khoản cá nhân ở góc dưới bên trái màn hình.
- Vào mục Cài đặt tài khoản, sau đó chọn Công cụ kinh doanh.
Tại đây, bạn sẽ thấy một số tính năng hỗ trợ bán hàng như: Hồ sơ kinh doanh, Danh mục sản phẩm, Tin nhắn nhanh và Trả lời tự động. Chọn “Trả lời tự động” để bắt đầu thiết lập.
Bước 2: Thêm mẫu tin nhắn tự động mới
Zalo OA mặc định cung cấp sẵn 2 mẫu tin nhắn, nhưng bạn hoàn toàn có thể thêm nhiều mẫu khác nhau tùy theo tình huống hoặc nhóm khách hàng.
- Nhấn vào biểu tượng dấu “+” ở góc trên bên phải màn hình.
- Giao diện thiết lập sẽ hiện ra để bạn nhập nội dung và tùy chỉnh điều kiện gửi tin.
>>> Xem thêm: Mẫu Tin Nhắn Quảng Cáo Zalo Thông Dụng Và Hiệu Quả
Bước 3: Soạn nội dung và cài đặt điều kiện gửi
Tại giao diện thiết lập, bạn cần:
- Nhập nội dung tin nhắn tự động (ví dụ: “Cảm ơn bạn đã quan tâm, chúng tôi sẽ phản hồi trong giờ làm việc từ 8h–17h.”)
- Chọn đối tượng nhận tin (tất cả người quan tâm OA, khách hàng cũ, khách hàng lần đầu…)
- Thiết lập khung giờ phản hồi (ví dụ: chỉ gửi tin nhắn tự động vào buổi tối hoặc cuối tuần)
Sau khi hoàn tất, nhấn “Lưu” ở góc trên bên trái màn hình. Đừng quên bật công tắc phía sau mẫu tin để kích hoạt chế độ tự động.
Cách tạo tin nhắn tự động trên Zalo OA Web
Không chỉ trên điện thoại, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thiết lập và sử dụng tin nhắn trả lời nhanh ngay trên phiên bản Zalo OA Web – tiện lợi khi làm việc từ máy tính, giúp đội ngũ CSKH phản hồi khách hàng nhanh chóng, nhất quán và tiết kiệm thời gian thao tác thủ công. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách tạo tin nhắn tự động (tin nhắn nhanh) trên Zalo OA Web.
>>> Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Live Stream Trên Nhóm Zalo
Bước 1: Truy cập Zalo OA Web và mở hội thoại bất kỳ
- Đăng nhập vào Zalo OA Web bằng số điện thoại hoặc quét mã QR.
- Tại giao diện chính, chọn một đoạn hội thoại bất kỳ với khách hàng.
- Nhấn vào biểu tượng “hộp thoại tin nhắn nhanh” ở khu vực soạn tin nhắn.
Bước 2: Kích hoạt tính năng Trả lời tự động
Một bảng giới thiệu tính năng sẽ hiện ra. Nhấn vào “Tìm hiểu thêm”, sau đó chọn “Hoàn thành” để bắt đầu sử dụng.
Bước 3: Truy cập mục Quản lý tin nhắn nhanh
Trong giao diện tin nhắn nhanh, nhấn nút “Quản lý” để thiết lập hoặc chỉnh sửa nội dung các tin nhắn tự động.
Bước 4: Tạo tin nhắn trả lời nhanh mới
Nhấn nút “Tạo mới” để bắt đầu tạo một mẫu tin nhắn. Giao diện thiết lập sẽ hiển thị gồm 2 phần chính:
- Phím tắt (keyword): Nhập từ khóa không dấu, viết liền, có thể gồm cả số (ví dụ: “baogia1”). Mỗi tin nhắn có thể gắn tối đa 20 từ khóa.
- Nội dung tin nhắn: Nhập nội dung phản hồi. Có thể là lời chào, thông tin sản phẩm, bảng giá, hướng dẫn… Bạn cũng có thể chèn thêm hình ảnh nếu cần.
Sau khi hoàn tất, nhấn “Thêm” để lưu tin nhắn.
Bước 5: Lặp lại để tạo thêm nhiều mẫu khác
Bạn có thể tạo nhiều mẫu tin nhắn khác nhau cho từng tình huống hoặc nhóm khách hàng. Tất cả tin nhắn đã tạo có thể chỉnh sửa hoặc xóa bất kỳ lúc nào.
Bước 6: Sử dụng tin nhắn trả lời nhanh trong hội thoại
Khi đang trò chuyện với khách hàng, bạn chỉ cần gõ dấu “/” để mở danh sách tin nhắn nhanh. Chọn mẫu phù hợp → Nhấn gửi → Tin nhắn được phản hồi ngay lập tức, đúng chuẩn, đúng thông điệp.
Cách tạo tin nhắn tự động trên Zalo OA khá đơn giản nhưng mang lại hiệu quả lớn trong vận hành CSKH. Doanh nghiệp nên tận dụng tính năng này để tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng, đặc biệt trong bối cảnh tốc độ là yếu tố sống còn.
ZOA – Dịch Vụ Xây Dựng Zalo Official Account Chuẩn 5 Sao
- Website: https://zoa.vn/
- Hotline: 0901 888 484
- Email: cs@vihatgroup.com
CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP DOANH NGHIỆP VIHAT
- VP trụ sở: 140 -142, Đường số 2 (KĐT Vạn Phúc City), P. Hiệp Bình Chánh, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh.
- VP chi nhánh Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
- VP Chi nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh.
