Khi xây dựng kênh Zalo OA, doanh nghiệp không chỉ cần chiến lược nội dung mà còn phải hiểu rõ các quy định về tài khoản Zalo OA – yếu tố đảm bảo OA được duyệt, được hoạt động ổn định và mang lại hiệu quả bền vững.
>>> Xem thêm: Kích Thước Ảnh Bìa Zalo OA Chuẩn Và Một Số Lưu Ý Cần Biết
1. Quy định về tên OA
Cấu trúc đặt tên tài khoản Zalo OA cho doanh nghiệp:
Tên Zalo OA của doanh nghiệp phải tuân thủ định dạng chuẩn sau:
Tên OA = [Tiền tố] + [Tên chính] + [Hậu tố]
Trong đó:
- Tiền tố: Có thể là “Công ty”, “CTY”, “Shop”, “Hệ thống”, “Dự án”, “Trung tâm”, v.v.
- Tên chính: Là phần bắt buộc và quan trọng nhất, phải thuộc một trong ba nhóm được Zalo chấp nhận (chi tiết ở mục dưới).
- Hậu tố: Có thể là tên sản phẩm, chi nhánh, lĩnh vực hoạt động hoặc khu vực địa lý (ví dụ: “HCM”, “Quận 1”, “Online”, “Miền Bắc”, v.v.)
Các loại tên chính được phép sử dụng
Zalo quy định rất rõ ràng về “Tên chính” nhằm đảm bảo tính minh bạch, xác thực và tránh giả mạo thương hiệu. Cụ thể, tên chính phải là một trong ba loại sau:
- Tên pháp lý (chính thức trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh – GCNĐKDN). Ví dụ: CTY TNHH ABC Holdings, Công ty Cổ phần Dịch vụ XYZ Việt Nam. Loại tên này được ưu tiên xác minh và phê duyệt nhanh chóng nhất, miễn là thông tin được cung cấp khớp hoàn toàn với giấy tờ pháp lý.
- Tên nhãn hiệu đã được cấp văn bằng bảo hộ bởi Cục Sở hữu trí tuệ. Ví dụ: Galaxy Milk (đã đăng ký nhãn hiệu), Soluna Cosmetics. Doanh nghiệp cần cung cấp bản sao giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu (thương hiệu) để được xét duyệt.
- Tên giao dịch khác (không thuộc hai loại trên). Đây là những tên gọi mang tính chất mô tả sản phẩm, dịch vụ, dự án mà doanh nghiệp đang cung cấp. Ví dụ: Dự án Sunshine City, Trung tâm đào tạo kế toán SmartLearn. Những tên này có nguy cơ bị từ chối nếu giống hoặc dễ gây nhầm lẫn với thương hiệu khác. Doanh nghiệp cần bổ sung hồ sơ chứng minh quyền sử dụng tên.
Quy trình kiểm duyệt thông tin tài khoản OA
Mỗi khi doanh nghiệp chỉnh sửa bất kỳ thông tin nào trên OA, bao gồm: Tên OA, thông tin giới thiệu, ảnh đại diện và ảnh bìa, URL tùy biến (đường dẫn OA)… thì tất cả sẽ được đưa vào quy trình kiểm duyệt tự động và thủ công của Zalo để đảm bảo tính xác thực và tuân thủ chính sách nội dung.
Ngoài ra, nếu doanh nghiệp tiến hành xác thực OA, hệ thống cũng sẽ kiểm duyệt toàn bộ hồ sơ pháp lý như giấy ĐKKD, thương hiệu, hợp đồng liên quan…
2. Quy định về thông tin giới thiệu và hình ảnh OA
Zalo OA không chỉ là kênh giao tiếp mà còn là bộ mặt thương hiệu của doanh nghiệp. Vì vậy, các thông tin giới thiệu và hình ảnh được hiển thị cần đảm bảo tính chuyên nghiệp, minh bạch và tuân thủ pháp lý.
Quy định về thông tin giới thiệu
Thông tin giới thiệu là phần thể hiện tổng quan về doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh, giúp khách hàng hiểu rõ hơn về tổ chức đứng sau tài khoản Zalo OA. Nội dung giới thiệu nên thể hiện rõ:
- Thông tin thành lập doanh nghiệp: năm thành lập, tầm nhìn, sứ mệnh.
- Cơ cấu hoạt động: lĩnh vực kinh doanh chính, ngành nghề hoạt động.
- Sản phẩm/dịch vụ chủ lực: mô tả ngắn gọn, dễ hiểu về sản phẩm/dịch vụ tiêu biểu.
- Dự án nổi bật: nếu có, nên đề cập các dự án/chiến dịch lớn mà doanh nghiệp đã thực hiện hoặc đang triển khai.
Doanh nghiệp nên sử dụng văn phong chuyên nghiệp, súc tích nhưng có chiều sâu. Đảm bảo đúng thông tin đăng ký pháp lý hoặc đã được xác thực nội bộ.
>>> Xem thêm: ZNS Automation – Đúng Thông Tin, Đúng Người, Đúng Thời Điểm
Quy định về hình ảnh đại diện và ảnh bìa
Zalo OA yêu cầu hình ảnh được đăng tải phải tuân thủ các tiêu chí về kích thước, định dạng, nội dung và bản quyền. Cụ thể:
Ảnh Đại Diện (Avatar)
- Nội dung yêu cầu: Logo chính thức của doanh nghiệp, bảng hiệu hợp lệ, hoặc hình ảnh đại diện cho sản phẩm/dịch vụ doanh nghiệp đang kinh doanh.
- Kích thước tối thiểu: 240×240 pixel
- Định dạng cho phép: PNG hoặc JPG
- Dung lượng tối đa: 15MB
Ảnh Bìa (Cover)
- Nội dung yêu cầu: Hình ảnh liên quan đến lĩnh vực hoạt động, dịch vụ, hoặc sản phẩm của doanh nghiệp.
- Kích thước tối thiểu: 320×180 pixel
- Định dạng cho phép: PNG hoặc JPG
- Dung lượng tối đa: 15MB
Nguyên tắc bắt buộc về hình ảnh OA
| Yêu cầu | Giải thích |
| Đúng thương hiệu | Hình ảnh phải phản ánh đúng thương hiệu, tên trên logo hoặc bảng hiệu phải trùng khớp với tên doanh nghiệp đã đăng ký. |
| Không giả mạo Zalo/VNG | Tuyệt đối không sử dụng biểu tượng, hình ảnh hoặc các thành phần thiết kế khiến người dùng hiểu nhầm là tài khoản chính thức của Zalo hoặc các sản phẩm thuộc VNG. |
| Không vi phạm bản quyền | Không sử dụng logo/hình ảnh đã được đăng ký sở hữu trí tuệ nếu chưa có sự cho phép bằng văn bản từ chủ sở hữu. |
| Không dùng hình ảnh cá nhân | Trừ trường hợp là cá nhân bảo vệ bản quyền, các hình ảnh chân dung riêng tư không được phép sử dụng trên OA doanh nghiệp. |
| Không sử dụng hình ảnh nhạy cảm hoặc trái thuần phong mỹ tục | Bao gồm hình ảnh gợi cảm, phản cảm, vi phạm pháp luật hoặc thuần phong mỹ tục Việt Nam. |
| Không sử dụng hình ảnh chính trị, quân sự | Tránh hoàn toàn hình ảnh mang tính chính trị, quân đội, tổ chức vũ trang. |
| Cấm hình ảnh thuốc lá và bạo lực | Bao gồm thuốc lá điện tử, vũ khí, ống kim tiêm hoặc các vật phẩm có tính chất bạo lực. |
3. Quy định về xác thực tài khoản OA
Xác thực tài khoản là bước quan trọng để đảm bảo OA của doanh nghiệp có đầy đủ tính năng, được tin tưởng bởi người dùng và xây dựng hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp.
Thời hạn gửi hồ sơ xác thực
Ngay sau khi tạo tài khoản OA, Quản trị viên (Admin) cần hoàn thiện hồ sơ xác thực và nộp về hệ thống trong vòng 14 ngày. Đây là yêu cầu bắt buộc để OA được duy trì hoạt động bình thường và sử dụng đầy đủ tính năng như: Gửi broadcast (tin nhắn hàng loạt), thiết lập mini app, chatbot, tùy biến giao diện và URL, kết nối API và tích hợp hệ thống CRM.
Nếu quá thời hạn 14 ngày mà chưa nộp hồ sơ, tài khoản OA sẽ bị khóa vĩnh viễn và không thể khôi phục.
Quy trình xác thực và thời gian phản hồi
Sau khi doanh nghiệp nộp hồ sơ, Zalo sẽ tiến hành kiểm duyệt và thông báo kết quả xác thực trong vòng 2 – 3 ngày làm việc, thông qua tài khoản OA đã đăng ký hoặc email của quản trị viên (nếu có cung cấp).
Lưu ý: Trong trường hợp hồ sơ chưa đạt yêu cầu, doanh nghiệp sẽ được hướng dẫn chỉnh sửa và được phép nộp lại hồ sơ trong vòng 14 ngày kể từ ngày tạo OA.
Trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc cung cấp hồ sơ
Doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ, chính xác và hợp pháp các thông tin, giấy tờ trong bộ hồ sơ xác thực. Hồ sơ thường bao gồm:
| Loại giấy tờ | Mô tả yêu cầu |
| Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh | Scan bản đầy đủ, còn hiệu lực |
| Logo/nhãn hiệu (nếu sử dụng tên thương hiệu) | Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu từ Cục SHTT |
| Hợp đồng dịch vụ (nếu là đối tác uỷ quyền) | Nếu doanh nghiệp đại diện thương hiệu khác |
| Thư xác nhận sử dụng tên giao dịch | Trong trường hợp tên OA không trùng tên pháp lý |
4. Quy định về tương tác của OA với người dùng
Zalo OA là kênh tương tác mạnh mẽ giữa doanh nghiệp và khách hàng, cho phép gửi thông điệp, thông báo và chăm sóc người dùng qua tin nhắn. Tuy nhiên, để đảm bảo trải nghiệm người dùng và tính lành mạnh của hệ sinh thái Zalo, nền tảng đặt ra những quy định nghiêm ngặt về nội dung, tần suất và ngữ cảnh của các tin nhắn được gửi đi từ OA.
>>> Xem thêm: Cách Tạo Tin Nhắn Tự Động Trên Zalo OA
Giám sát tự động từ hệ thống Zalo OA
Zalo thực hiện giám sát liên tục và tự động hoạt động của các OA. Khi phát hiện hành vi đáng ngờ hoặc vi phạm liên quan đến việc gửi tin nhắn, hệ thống sẽ gửi cảnh báo trực tiếp đến quản trị viên OA. Tạm ngừng tính năng gửi tin nhắn nếu phát hiện vi phạm nghiêm trọng. Gỡ bỏ nội dung, hạn chế quyền truy cập hoặc thậm chí thu hồi tài khoản OA nếu vi phạm lặp lại hoặc cố tình.
Các tiêu chí giám sát bao gồm: nội dung tin nhắn, tần suất gửi, mức độ liên quan đến người dùng, ngữ cảnh và tỷ lệ báo cáo xấu (spam, lừa đảo, phiền hà…).
Người dùng có toàn quyền kiểm soát tương tác
Người dùng Zalo có quyền chủ động ngừng nhận tin nhắn từ OA bất kỳ lúc nào. Thiết lập quyền riêng tư trong mục “Quản lý tương tác”. Báo cáo hành vi quấy rối hoặc spam từ các OA. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược nội dung giá trị, có chọn lọc và tôn trọng quyền riêng tư của người nhận để duy trì lượng tương tác bền vững.
Các hành vi gửi tin nhắn bị cấm
Doanh nghiệp tuyệt đối không được gửi tin nhắn với các nội dung và hình thức sau:
- Tin nhắn vi phạm thuần phong mỹ tục, pháp luật: Nội dung phản cảm, nhạy cảm, kích động. Trái với quy định của cơ quan nhà nước và pháp luật Việt Nam
- Tin nhắn không phù hợp về nội dung, tần suất, ngữ cảnh: Gửi tin quá thường xuyên (spam). Nội dung không liên quan đến lĩnh vực doanh nghiệp đã đăng ký. Gửi thông tin không có giá trị cho người nhận
- Tin nhắn sai lệch, chưa kiểm chứng: Nội dung chứa thông tin không rõ ràng, gây hiểu lầm. Dẫn link giả, quảng cáo sản phẩm chưa được phép lưu hành
- Tin nhắn giả mạo, lừa đảo hoặc mạo danh tổ chức: Mạo danh các tổ chức uy tín (ngân hàng, chính quyền…). Gây nhầm lẫn hoặc có dấu hiệu gian lận tài chính
- Lạm dụng sai mục đích các loại tin nhắn Zalo OA: Sử dụng các loại tin như “gửi tin broadcast”, “tin chăm sóc”, “tin hệ thống”… không đúng với mục đích hoặc điều kiện cho phép. Ví dụ: dùng tin chăm sóc để quảng cáo hàng loạt hoặc gửi mã khuyến mãi không đúng quy định.
5. Quy định về việc khóa OA
Trong một số trường hợp, nếu phát sinh vi phạm hoặc có dấu hiệu gây ảnh hưởng đến người dùng cuối, Ban Quản trị Zalo OA có quyền áp dụng các hình thức xử lý, bao gồm cả việc khóa hoặc vô hiệu hóa tài khoản OA.
Các trường hợp dẫn đến việc khóa OA
Doanh nghiệp cần lưu ý các hành vi và tình huống dễ khiến OA bị khóa hoặc vô hiệu hóa như sau:
| Trường hợp | Mô tả chi tiết |
| Vi phạm quy định pháp luật | Hoạt động trong ngành nghề bị cấm, truyền đạt nội dung trái pháp luật hoặc có yêu cầu từ cơ quan chức năng. |
| Không hoàn thành xác thực | OA không nộp hồ sơ xác thực đầy đủ, hợp lệ theo thời hạn yêu cầu. |
| Gửi thông tin sai lệch hoặc lừa đảo | Truyền tải nội dung giả mạo, thông tin không rõ ràng, gây hiểu lầm hoặc gian lận người dùng. |
| Vi phạm trong tương tác người dùng | Spam tin nhắn, nội dung phản cảm, sai lệch ngành nghề đăng ký. |
| Đang tranh chấp hoặc bị khiếu nại | OA trong quá trình xử lý tranh chấp thương hiệu, quyền sở hữu hoặc khiếu nại của người dùng. |
| Không hoạt động liên tục 180 ngày | Nếu OA không có tương tác với người dùng trong vòng 6 tháng, hệ thống sẽ tự động xem xét vô hiệu hóa. |
Lưu ý: Các trường hợp nêu trên có thể bị xử lý ngay lập tức hoặc sau khi có cảnh báo, tùy theo mức độ vi phạm.
Các mức độ xử lý tài khoản OA
BQT Zalo OA phân loại mức độ vi phạm và đưa ra hình thức xử lý phù hợp nhằm giúp doanh nghiệp có cơ hội điều chỉnh và tuân thủ đúng quy định:
Mức độ 1: Cảnh báo: Gửi thông báo bằng văn bản, email, hoặc tin nhắn nội bộ từ tài khoản “Zalo Official Account” đến quản trị viên OA. Mục tiêu là yêu cầu phối hợp kiểm tra và khắc phục vi phạm trong thời gian quy định.
Mức độ 2: Hạn chế dịch vụ: Tài khoản OA có thể bị giới hạn một phần hoặc toàn bộ tính năng, ví dụ như ngừng gửi tin, ẩn OA khỏi tìm kiếm, không hiển thị bài viết…
Mức độ 3: Vô hiệu hóa tạm thời hoặc vĩnh viễn: OA có thể bị khóa trong thời gian 2 tuần, 4 tuần hoặc vĩnh viễn, tuỳ vào mức độ và tần suất vi phạm. Trong thời gian bị khóa, OA không thể đăng bài, gửi tin hay tương tác với người dùng.
Mức độ 4: Cấm sử dụng toàn bộ hệ sinh thái OA: Nếu doanh nghiệp có nhiều OA, BQT ZOA có thể áp dụng biện pháp xử lý đối với toàn bộ tài khoản cùng thuộc doanh nghiệp chủ quản (có chung giấy phép ĐKKD hoặc người đại diện pháp lý). Đây là mức cao nhất và thường chỉ áp dụng khi có dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng, có chủ đích hoặc tái phạm nhiều lần.
Cách doanh nghiệp có thể phòng tránh rủi ro bị khóa OA
Để tránh bị xử lý, doanh nghiệp nên:
- Tuân thủ đầy đủ các chính sách và quy định của Zalo OA.
- Duy trì hoạt động đều đặn và có kế hoạch nội dung hợp lý.
- Đảm bảo thông tin minh bạch, có cơ sở pháp lý khi đăng tải.
- Thường xuyên kiểm tra phản hồi từ người dùng, tránh để bị báo cáo xấu.
- Cập nhật giấy tờ và thông tin xác thực định kỳ, đặc biệt khi có thay đổi về pháp lý.
Tuân thủ quy định về tài khoản Zalo OA không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành thông suốt, mà còn góp phần bảo vệ quyền lợi người dùng và nâng cao uy tín thương hiệu trong môi trường số ngày càng cạnh tranh.
Nguồn thông tin bài viết: website zalo.oa
ZOA – Dịch Vụ Xây Dựng Zalo Official Account Chuẩn 5 Sao
- Website: https://zoa.vn/
- Hotline: 0901 888 484
- Email: cs@vihatgroup.com
CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP DOANH NGHIỆP VIHAT
- VP trụ sở: 140 -142, Đường số 2 (KĐT Vạn Phúc City), P. Hiệp Bình Chánh, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh.
- VP chi nhánh Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
- VP Chi nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh.
