Zalo Cloud cung cấp dịch vụ hỗ trợ xuất hóa đơn cho các khoản tiền nạp vào tài khoản ZCA (Zalo Cloud Account) của doanh nghiệp. Để đảm bảo quá trình này diễn ra thuận lợi và đúng quy định, khách hàng cần nắm rõ các thông tin và yêu cầu cần thiết khi xuất hóa đơn trên Zalo Cloud.
>>> Xem thêm: Tạo Mẫu Thông Báo ZNS Thành Công Với 6 Bước Siêu Đơn Giản
Quy trình xuất hóa đơn trên Zalo Cloud
Chọn “xuất hóa đơn” trước khi nạp tiền
Khi nạp tiền qua các hình thức như nạp tiền trực tuyến hoặc chuyển khoản nhanh, khách hàng cần chọn mục “Xuất hóa đơn” trước khi thực hiện giao dịch để yêu cầu xuất hóa đơn cho khoản tiền nạp. Đây là bước quan trọng để đảm bảo hệ thống ghi nhận nhu cầu xuất hóa đơn.
Thông tin xuất hóa đơn
Khách hàng cần cung cấp chính xác các thông tin sau khi yêu cầu xuất hóa đơn:
- Tên công ty.
- Mã số thuế.
- Địa chỉ công ty (sử dụng để xuất hóa đơn).
- Email nhận hóa đơn.
Nếu khách hàng có nhu cầu nhận hóa đơn cho khoản tiền nạp thì cần phải đồng thời làm 2 bước sau:
Chọn “Xuất hoá đơn” và nhập đúng Nội dung chuyển khoản là “HDDN” (Hóa đơn doanh nghiệp).
Nhập chính xác Nội dung chuyển khoản là “HDDN” (Hóa đơn doanh nghiệp)
Lưu ý: Nếu khách hàng không thực hiện đầy đủ các bước trên, hệ thống sẽ tự động ghi nhận rằng khách hàng không có nhu cầu nhận hóa đơn cho giao dịch nạp tiền.
>>> Xem thêm: Tăng Quyền Lợi Gửi ZNS Với Cơ Chế Đánh Giá Chất Lượng Từ Zalo
Quy định về hóa đơn và giao dịch nạp tiền
Số tiền xuất hóa đơn
Hóa đơn sẽ được xuất dựa trên tổng số tiền nạp trong tháng và theo thông tin xuất hóa đơn mà khách hàng cung cấp. Ví dụ:
Tháng 8/2024: Khách hàng nạp 3 giao dịch, mỗi giao dịch 2,000,000đ với thông tin xuất hóa đơn là công ty Y. Khách hàng sẽ nhận được hóa đơn với tổng số tiền 6,000,000đ cho công ty Y.
Tháng 9/2024: Khách hàng nạp 2 giao dịch, 1 giao dịch 2,000,000đ cho công ty A và 1 giao dịch 8,000,000đ cho công ty B. Khách hàng sẽ nhận được 2 hóa đơn cho hai công ty khác nhau.
Trạng thái mã số thuế
Nếu tại thời điểm xuất hóa đơn, mã số thuế của doanh nghiệp không tồn tại, không hoạt động, hoặc tạm ngưng, Zalo sẽ xuất hóa đơn dưới dạng hóa đơn cá nhân.
Xuất hóa đơn qua các kênh nạp tiền khác nhau
Khách hàng nạp tiền qua nhiều kênh như nạp trực tuyến và chuyển khoản nhanh sẽ nhận được các hóa đơn riêng biệt cho từng kênh nạp, với tổng số tiền tương ứng.
Điều chỉnh thông tin trên hóa đơn
Quy trình điều chỉnh hóa đơn
Nếu thông tin trên hóa đơn (tên công ty hoặc địa chỉ) bị sai sót, khách hàng cần thực hiện quy trình sau:
Bước 1: Tải mẫu Biên bản điều chỉnh hóa đơn từ Zalo Cloud và điền thông tin yêu cầu điều chỉnh.
Bước 2: Ký tên, đóng dấu và gửi 2 bản cứng (kèm hóa đơn sai thông tin) về địa chỉ của Zalo Cloud, cùng thông tin liên hệ để nhận lại biên bản điều chỉnh.
Lưu ý: Zalo Cloud chỉ hỗ trợ điều chỉnh về tên công ty và địa chỉ xuất hóa đơn, không thay đổi pháp nhân hoặc các nội dung khác trên hóa đơn.
Các trường hợp không hỗ trợ điều chỉnh
Zalo Cloud sẽ không hỗ trợ điều chỉnh, hủy hoặc xuất lại hóa đơn trong các trường hợp sau:
- Khách hàng cung cấp sai mã số thuế.
- Khách hàng thay đổi thông tin pháp nhân nhưng không thông báo trước.
- Hóa đơn cá nhân muốn chuyển thành hóa đơn doanh nghiệp.
- Khách hàng thay đổi thông tin xuất hóa đơn mà không thông báo trước với bộ phận chăm sóc khách hàng qua email.
>>> Xem thêm: Tạo Mẫu ZNS Đúng Chuẩn: Bí Quyết Nằm Ở Mục Đích!
Các lưu ý khi nhận hóa đơn
Nếu quên chọn “nhận hóa đơn”
Trong trường hợp khách hàng quên chọn “Nhận hóa đơn” khi nạp tiền trực tuyến hoặc chuyển khoản, vui lòng gửi email đến bộ phận chăm sóc khách hàng trong vòng 24h kể từ thời điểm nạp tiền thành công. Email cần cung cấp các thông tin sau:
- Mã tài khoản ZCA.
- Thông tin xuất hóa đơn (tên công ty, mã số thuế, địa chỉ và email nhận hóa đơn).
- Đính kèm ủy nhiệm chi hoặc ảnh chụp màn hình giao dịch thành công.
Lưu ý: Nếu sau 24h khách hàng không gửi yêu cầu, Zalo Cloud sẽ ghi nhận không có nhu cầu xuất hóa đơn và sẽ không hỗ trợ xuất lại.
Hóa đơn xuất sau 7-14 ngày làm việc
Hóa đơn sẽ được Zalo Cloud xuất trong khoảng 7-14 ngày làm việc kể từ khi tiền được cộng vào tài khoản ZCA. Khách hàng nên lưu ý để không ảnh hưởng đến kế hoạch tài chính.
Kết luận
Việc xuất hóa đơn trên Zalo Cloud đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ quy trình đầy đủ từ khách hàng. Để đảm bảo quá trình này diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần chú ý kiểm tra và cung cấp thông tin đúng đắn ngay từ bước đầu tiên. Nếu có sai sót hoặc vấn đề phát sinh, hãy liên hệ bộ phận chăm sóc khách hàng để được hỗ trợ kịp thời.
ZOA – Dịch Vụ Xây Dựng Zalo Official Account Chuẩn 5 Sao
- Website: https://zoa.vn/
- Hotline: 0901 888 484
- VP trụ sở: 140 -142, Đường số 2 (KĐT Vạn Phúc City), P. Hiệp Bình Chánh, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh.
- VP chi nhánh Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
- VP Chi nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh.
